OA機器とは

オフィスで使う機器は総称してOA機器と呼ばれます。具体的には電話、コピー機、FAXなどです。電話といっても固定電話だけではなく、社外に持ち出し可能なビジネスホンもOA機器の1つとして捉えられています。もちろんパソコンやIPフォンも含まれ、オフィスには欠かせない設備の集合体になっています。これらのOA機器は、購入する方法が一般的とされていますが、最近ではリースとして借りる方法もあります。

コピー機の購入とリースのメリットを比較!

まとまったお金を必要としないリース

リースは月額料金を払っていくのでまとまったお金を必要としません。規模の小さなオフィスや借りる期間があらかじめ決まっている場合はリースにするとかかる費用を抑えられます。

中古品を使いたいなら購入

リース契約は中古品には適用できません。分割払いをするにはクレジットカードや割賦払いなどを利用するしかないのです。いい値段の中古品を見つけられたなら購入するのが賢い選択です。

リースや中古品でコピー機の費用を安く抑える

男性と女性

コピー機リースの流れ

コピー機をリースする際はリース会社とのリース契約が必要です。リースするコピー機を選んだ後、月額の使用料を決定します。他にもリース期間が満了したときの取り扱いや途中で買取に変更したい場合などリース特有の決めておくべきポイントがあります。特に初めての時はしっかりと契約を読み確認しましょう。リース会社次第ですが契約できるコピー機の種類が決まっていることがあります。ほしい機種を契約できる会社を選ぶか、リース料金など条件面が有利な会社を選ぶかも一つの選択です。状況に合わせて優先すべき条件を満たしてくれる会社を選びましょう。

お得に購入するなら中古コピー機も検討しよう

価格が検討のネックになっている場合は中古品の購入も選択肢に入れましょう。金額はもちろん、そのほか条件に合わせて探せます。メーカーや型式だけでなく利用頻度や印刷したいものから選ぶと失敗がありません。実際使用した人のコメントがついていることが多く、購入サイトの口コミ以上に有効な情報が書いてあることもあります。検討時はぜひ参考にしましょう。またメーカー保守の期限が切れた機種は安く売りに出される傾向にあります。保守が切れているので壊れたら買い替えるしかない製品になります。金額だけで飛びつかず、保守契約の期間にも注目しましょう。

OA機器に起こりやすいトラブル

コピー機やプリンターなどの印刷する機械は紙詰まりやインクに絡んだトラブルが多く発生します。インクを変えたり、カードリッジを交換したりとやることは簡単ですがそれだけで症状が改善しないとお手上げ状態になります。パソコンやIP電話などインターネットに接続するものは複数のトラブルが絡み合うので直し方も一様でなく複雑です。電源がつかないレベルからネットワークにつながらないなど原因切り分けも簡単ではありません。下手に自分で分解したり設定を変えたりせずに保守契約を結んでいる会社に直す依頼をしてしまうのが一番賢い選択です。

メンテナンスを定期的に行なおう

使いたいときに使えない突然のトラブルを防ぐには定期的なメンテナンスが有効です。使っている機器は当然ですが使っていない機器も時間とともに調子が狂うことはよくあります。使用頻度や機械の性質に応じて1か月や3か月など決まった期間で決まった項目を確認するのが簡単です。毎度同じことをやるなら誰でもできるように見るべきポイントや掃除の仕方を資料化しておきましょう。誰か担当者を決めるか、持ち回りで担当していけば作業が漏れることもありません。管理は面倒かもしれませんが大事な時に壊れて使えないことを思えば惜しんではいけない労力です。

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初めて複合機のリースを検討している人からの質問

目詰まりなどのトラブルには対応してもらえますか

通常リース契約には保守契約がついているので保守契約の範囲内の故障には対応してもらえます。対応スピードなどは保守業者によって異なるので契約時にきちんと確認をしましょう。

途中で解約できますか

原則はできません。リース会社に契約満了までのリース料金を違約金として支払えば可能ですが結局リース満了と同じ金額を払うことになります。リースの組み換えで機器が変えられますが組み換え後の機器のリース料金をよく計算しましょう。

減価償却や固定資産税の計算の仕方を教えてください

リース契約の場合、減価償却や固定資産税の計算は必要ありません。リース料金は経費扱いできるのでそちらで計算をします。毎月固定の金額なので計算はそれほど大変ではありません。

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